Norme de conservation de l'identifiant de santé numérique
Approbation au niveau du document : Directeur général de la protection de la vie privée
Catégorie du document : Norme
Numéro du document : INF-079.01-S
Commanditaire du document (ou commanditaires) : Directeur général de la protection de la vie privée
Date d'approbation initiale : 25 Février 2026
Date de publication : 26 février 2026
Date d'approbation de la version : 25 février 2026
- 1. Objet, objectifs et portée
- 2. Norme
- 3. Procédures
- 4. Responsabilités
- 5. Définitions et acronymes
- 6. Cycle d'examen
- 7. Références et/ou documents clés de mise en œuvre
- 8. Appendices
- 9. Consultations relatives à la norme
- 10. Historique de révision de la norme
- Appendice A : Calendrier de conservation (format papier et électronique)
1. Objet, objectifs et portée
1.1.1 La présente norme et les procédures connexes décrivent les pratiques de Santé Ontario[MG13.1] en matière de conservation des dossiers papier et électroniques détenus par Santé Ontario dans le cadre de son autorité à titre d'organisation prescrite (OP) en vertu de la partie V.2 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), y compris les RPS recueillis aux fins de la réalisation des activités liées à l'identifiant de santé numérique (ISN).
1.2.1 La présente norme et les procédures connexes visent à :
- permettre à Santé Ontario de respecter ses obligations en vertu de la LPRPS;
- permettre à Santé Ontario de respecter ses obligations en vertu de tout manuel applicable aux organisations prescrites pouvant être publié à l'occasion par le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (CIPVP); et
- protéger la vie privée des personnes et la confidentialité de leurs RPS.
1.3.1 La présente norme s'applique à Santé Ontario lorsqu'elle agit en vertu de son autorité à titre d'organisation prescrite aux fins de la partie V.2 de la LPRPS.
1.3.2 La présente norme s'applique aux employés, aux dirigeants, aux membres du conseil d'administration, aux personnes en détachement, aux consultants et aux autres mandataires de Santé Ontario.
1.3.3 La présente norme s'applique à la conservation de tous les dossiers liés aux activités d'identifiant de santé numérique (ISN) de Santé Ontario, y compris :
- Dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique, c'est-à-dire les dossiers de RPS qui sont sous la garde ou le contrôle de Santé Ontario et qui sont recueillis ou utilisés par Santé Ontario en vertu de son autorité à titre d'organisation prescrite aux fins de la partie V.2 de la LPRPS, y compris :
- dossiers liés à une modification des renseignements identificatoires utilisés pour la création ou la gestion du compte Mon Ontario pour la santé d'une personne;
- dossiers des consentements accordés ou retirés relativement au compte Mon Ontario pour la santé d'une personne;
- dossiers liés aux services de validation et de vérification; et
- dossiers indiquant la date à laquelle une personne a utilisé son compte Mon Ontario pour la santé pour accéder à un outil de santé numérique (y compris Mon dossier de santé).
- Les documents créés et/ou reçus relativement à des demandes de renseignements ou à des plaintes concernant la conformité à la LPRPS et à ses règlements, ainsi qu'aux demandes individuelles d'accès aux dossiers d'activités liées à l'ISN présentées en vertu de la LPRPS.
- Les enquêtes relatives aux incidents liés à la protection de la vie privée et/ou aux incidents de sécurité se rapportant aux activités liées à l'ISN.
- Les journaux au niveau du système, les journaux de suivi, les rapports et les documents connexes liés aux tâches de protection de la vie privée et de sécurité relatives aux activités liées à l'ISN qui ne contiennent pas de RPS ni de RP.
- Les documents créés, recueillis et conservés à des fins juridiques, réglementaires ou administratives, y compris :
- modèles ou ressources élaborés relativement aux activités liées à l'ISN;
- documents liés à l'assurance; et
- documents liés aux activités.
1.4.1 La conformité intégrale à la présente norme est obligatoire, sauf si une exception à une section précise est approuvée par écrit par le Directeur général de la protection de la vie privée (DGPVP) ou son délégué. Le non-respect des exigences de la présente norme, en l'absence d'une exception écrite, peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la révocation de la nomination, la cessation d'emploi ou la résiliation du contrat sans préavis ni indemnité.
1.4.2 La conformité fera l'objet d'une vérification conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée et selon la fréquence qui y est précisée.
1.4.3 Dès la première occasion raisonnable suivant la constatation ou la prise de connaissance d'une violation de la présente norme, un employé ou autre mandataire de Santé Ontario doit aviser le Bureau de la protection de la vie privée en signalant la violation au Bureau des services de Santé Ontario, par téléphone au : au 1-866-250-1554 ou par courriel à : OH-servicedesk@ontariohealth.ca
1.4.4 Les violations de la présente norme seront gérées conformément à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée.
1.4.5 La conformité aux politiques de Santé Ontario sera appliquée conformément à la Politique de discipline progressive.
1.5.1 Les mots « inclure » et « y compris », lorsqu'ils sont utilisés, ne visent pas à être exhaustifs et signifient respectivement « inclure, sans s'y limiter » et « y compris, sans s'y limiter ».
1.5.2 Les termes commençant par une majuscule dans la présente norme ont le sens qui leur est attribué dans la section Définitions et acronymes (section 5). Les acronymes sont définis dans le texte, entre parenthèses, lors de leur première utilisation.
1.5.3 Les termes « recueillir », « divulguer », « dépositaire de renseignements sur la santé », « numéro de santé », « organisation prescrite », « dossier » et « utiliser » ont le sens qui leur est attribué dans la LPRPS.
2. Norme
2.1.1 Santé Ontario veille à ce que les dossiers de RPS qui sont recueillis ou utilisés par Santé Ontario en vertu de son autorité à titre d'organisation prescrite aux fins de la partie V.2 de la LPRPS ne soient conservés que pendant la période nécessaire à la réalisation des activités liées à l'ISN et conformément à la LPRPS.
2.1.2 Appendice A : Le calendrier de conservation établit les périodes de conservation pour chaque type de dossier, y compris les dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique, en format papier et électronique.
2.2.1 Santé Ontario s'engage à conserver les dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique de manière sécurisée. Santé Ontario veille à ce que les dossiers de RPS soient conservés de manière sécurisée conformément à la Norme sur la gestion des renseignements personnels sur la santé ainsi qu'aux normes et pratiques exemplaires de sécurité du secteur. Le vice-président, Produits et services d'accès, est responsable de veiller à la conservation sécurisée de ces dossiers.
2.2.2 La forme (identifiable/dépersonnalisée) sous laquelle les dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique sont conservés sera déterminée et mise en œuvre conformément à la Norme sur la gestion des renseignements personnels sur la santé, en tenant compte de l'objet des activités liées à l'ISN.
2.2.3 Les méthodes précises de conservation sécurisée des dossiers de RPS en format papier et électronique, y compris les dossiers conservés sur divers supports, sont déterminées et mises en œuvre conformément à la Norme sur la gestion des renseignements personnels sur la santé, à la Norme sur la classification et la gestion de l'information et aux Lignes directrices sur la classification et la gestion de l'information.
2.2.4 Les employés et autres mandataires de Santé Ontario doivent prendre des mesures raisonnables dans les circonstances afin de s'assurer que les RPS conservés ne sont pas utilisés ou divulgués sans autorisation et sont protégés contre le vol, la perte et l'utilisation ou la divulgation non autorisée, et que les dossiers de RPS sont protégés contre la copie, la modification ou l'élimination non autorisée.
2.2.5 La Norme de gestion des risques liés à la sécurité de l'information précise le ou les mandataires de Santé Ontario responsables de la conservation des journaux de contrôle et d'audit des systèmes, ainsi que l'endroit où ces éléments sont
2.3.1 Santé Ontario doit s'assurer que tout tiers qu'elle retient pour l'aider à fournir des services aux fins de la réalisation des activités liées à l'ISN accepte de respecter les restrictions et conditions nécessaires pour permettre à Santé Ontario de se conformer à la partie V.2 de la LPRPS.
2.3.2 Si Santé Ontario choisit de conclure un contrat ou d'engager autrement un fournisseur de services tiers pour conserver des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique ou d'autres dossiers contenant des RPS, elle doit s'assurer que l'entente écrite conclue avec ce fournisseur de services tiers contient des obligations, restrictions et conditions conformes à la Politique sur l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels, aux politiques applicables de Santé Ontario en matière de protection de la vie privée et de sécurité, ainsi qu'à la LPRPS
2.4.1 Santé Ontario a mis en place des mesures de protection afin d'assurer le transfert et l'élimination sécurisés des dossiers de RPS. En conséquence, le transfert et l'élimination des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique qui ne sont plus requis pour atteindre l'objectif déterminé doivent être effectués conformément à la Norme sur la gestion des renseignements personnels sur la santé, à la Norme sur le transfert sécurisé des renseignements sensibles, à la Norme sur la destruction, l'assainissement et l'élimination des supports, à la Norme sur la classification et la gestion de l'information, aux Lignes directrices sur la classification et la gestion de l'information et à toute politique de sécurité applicable relative à l'ISN.
2.4.2 Santé Ontario a mis en place des mesures de protection raisonnables afin de veiller à ce que les dossiers de RPS recueillis aux fins de la réalisation des activités liées à l'ISN soient éliminés de façon sécurisée à l'expiration de la période de conservation établie à l'appendice A : Calendrier de conservation.
3. Procédures
3.1.1 Santé Ontario veille à ce que les dossiers visés par la présente norme soient conservés conformément aux périodes de conservation énoncées à l'annexe A : Calendrier de conservation.
3.1.2 À la fin de la période de conservation précisée à l'appendice A : Calendrier de conservation, le Bureau de la cybersécurité de Santé Ontario, en collaboration avec les unités administratives concernées, veille à ce que ces dossiers soient éliminés de manière sécurisée conformément à la Norme sur la destruction, l'assainissement et l'élimination des supports et des données de Santé Ontario.
4. Responsabilités
4.1.1 Veille au respect de la LPRPS et à la mise en place des politiques et procédures pertinentes de Santé Ontario.
4.1.2 Responsable de l'imputabilité globale et des opérations quotidiennes du programme de protection de la vie privée.
4.2.1 Rédige et tient à jour la présente norme.
4.3.1 Responsable de veiller à la conservation sécurisée des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique conformément à la présente norme.
4.4.1 Veille à ce que le PACSN et les équipes de soutien fonctionnent conformément à la présente norme.
4.4.2 Supervise toutes les activités liées à la conservation des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique.
4.5.1 Responsables de la suppression sécurisée des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique.
4.6.1 Responsable d'établir les normes, politiques et procédures relatives à la suppression sécurisée des dossiers.
4.7.1 Veillent au respect des procédures établies dans la présente norme.
4.7.2 Soutiennent la mise en œuvre de la présente norme, y compris toutes les activités liées à la conservation des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique.
5. Définitions et acronymes
DGPVP : Directeur général de la protection de la vie privée
ISN : Identifiant de santé numérique
Dossiers d'activités liées à l'ISN L'un des dossiers suivants :
- dossiers liés à une modification des renseignements identificatoires utilisés pour la création ou la gestion du compte Mon Ontario pour la santé d'une personne;
- dossiers des consentements accordés ou retirés relativement au compte Mon Ontario pour la santé d'une personne;
- dossiers liés aux services de validation et de vérification; et
- dossiers indiquant la date à laquelle une personne a utilisé son compte Mon Ontario pour la santé pour accéder à un outil de santé numérique (y compris Mon dossier de santé).
Dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique : Dossiers de RPS qui sont sous la garde ou le contrôle de Santé Ontario et qui sont recueillis ou utilisés par Santé Ontario en vertu de son autorité à titre d'organisation prescrite aux fins de la partie V.2 de la LPRPS.
Outil de santé numérique : Toute plateforme numérique, fournie par Santé Ontario ou par un dépositaire de renseignements sur la santé autorisé, à laquelle les personnes peuvent accéder au moyen de leur compte Mon Ontario pour la santé.
Employé : Personne employée et rémunérée par Santé Ontario à titre d'employé classé comme permanent à temps plein, permanent à temps partiel, temporaire à temps plein, temporaire à temps partiel, étudiant rémunéré ou occasionnel, conformément à la Ligne directrice sur la classification des employés. Un consultant ou un entrepreneur n'est pas un employé.
CIPVP : Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
Mon dossier de santé : Outil de santé numérique fourni par Santé Ontario qui permet aux personnes titulaires d'un compte Mon Ontario pour la santé d'accéder numériquement à certains de leurs dossiers de santé contenus dans le Système d'information de laboratoire de l'Ontario et le Répertoire numérique des médicaments, lesquels sont conservés dans le dossier de santé électronique provincial tenu par Santé Ontario.
Compte Mon Ontario pour la santé : Application par laquelle une personne peut valider et vérifier son identité et s'authentifier afin d'accéder aux outils de santé numérique
Règl. de l'Ont. 329/04 : Règlement de l'Ontario 329/04 pris en application de la LPRPS
Mandataire de Santé Ontario : Personne qui agit pour Santé Ontario ou en son nom aux fins de Santé Ontario, et non à des fins personnelles, qu'elle ait ou non le pouvoir d'engager Santé Ontario, qu'elle soit ou non un employé et qu'elle soit ou non rémunérée.
RPS ou renseignements personnels sur la santé : A le sens qui lui est attribué à l'article 4 de la LPRPS. Plus précisément, il s'agit de « renseignements identificatoires », verbaux ou consignés, concernant une personne et qui :
- portent sur la santé physique ou mentale de la personne, y compris les antécédents médicaux de sa famille;
- portent sur la prestation de soins de santé à la personne, y compris l'identification d'une personne à titre de fournisseur de soins de santé pour cette personne;
- constituent un plan établissant les services de soins à domicile et en milieu communautaire devant être fournis à la personne par un fournisseur de services de santé ou une équipe Santé Ontario conformément au financement prévu à l'article 21 de la Loi de 2019 pour des soins interconnectés;
- portent sur les paiements relatifs aux soins de santé ou sur l'admissibilité aux soins de santé ou à la couverture des soins de santé à l'égard de la personne;
- portent sur le don par la personne d'une partie de son corps ou d'une substance corporelle, ou découlent de l'analyse ou de l'examen d'une telle partie ou substance;
- correspondent au numéro de santé de la personne;
- identifient le mandataire spécial de la personne; ou
- correspondent à l'identifiant de santé numérique de la personne ou à tout autre renseignement identificatoire lié à la création de l'identifiant de santé numérique.
Les RPS comprennent les renseignements identificatoires concernant une personne qui ne sont pas énumérés ci-dessus, mais qui figurent dans un dossier contenant des RPS mentionnés ci-dessus.
Un renseignement est « identificatoire » lorsqu'il permet d'identifier une personne ou lorsqu'il est raisonnablement prévisible, dans les circonstances, qu'il puisse être utilisé, seul ou avec d'autres renseignements, pour identifier la personne.
LPRPS : Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé.
Les renvois à la LPRPS comprennent le Règl. de l'Ont. 329/04, dans sa version modifiée ou remplacée à l'occasion.
RP ou renseignements personnels : Sous réserve des dispositions applicables de la LAIPVP, les renseignements personnels ont le sens qui leur est attribué à l'article 2 de la LAIPVP. Plus précisément, il s'agit de renseignements consignés concernant une personne identifiable, notamment :
- des renseignements concernant la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle ou l'état matrimonial ou familial de la personne;
- des renseignements concernant la formation ainsi que les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de la personne, ou des renseignements relatifs à des opérations financières auxquelles elle a participé;
- tout numéro, symbole ou autre élément identificatoire attribué à la personne;
- l'adresse, le numéro de téléphone, les empreintes digitales ou le groupe sanguin de la personne;
- les opinions ou points de vue personnels de la personne, sauf s'ils portent sur une autre personne;
- la correspondance envoyée à une institution par la personne, de nature implicitement ou explicitement privée ou confidentielle, ainsi que les réponses à cette correspondance qui en révéleraient le contenu;
- les opinions ou points de vue d'une autre personne au sujet de la personne; et
- le nom de la personne lorsqu'il figure avec d'autres renseignements personnels la concernant ou lorsque la divulgation du nom révélerait d'autres renseignements personnels à son sujet.
Les renseignements personnels comprennent également les renseignements qui ne sont pas consignés mais qui sont autrement définis comme des renseignements personnels lorsqu'on tient compte du mode de collecte, de l'avis au public, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des mesures de protection. Note de bas de page : Article 38 (1) de la LAIPVP.
EFVP : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Organisation prescrite ou OP : Organisation désignée par le Règlement de l'Ontario 329/04 à titre d'organisation aux fins de la LPRPS. L'organisation prescrite a le pouvoir et l'obligation d'élaborer et de maintenir le DSE conformément à la partie V.1 de la LPRPS, ainsi que le pouvoir d'exercer des activités liées à l'identifiant de santé numérique conformément à la partie V.2 de la LPRPS.
Atteinte à la vie privée : Une atteinte à la vie privée comprend :
1) Atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP (atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP) désigne un événement où :
- la collecte, l'utilisation ou la divulgation de RPS ou de RP n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements, ou à la LAIPVP ou à ses règlements (c.-à-d. sans autorisation légale); et/ou
- la consultation, la manipulation ou tout autre traitement de RPS fournis à Santé Ontario n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements;
- des RPS ou des RP sont volés, perdus ou font l'objet d'une collecte, d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée, ou lorsque des dossiers de RPS ou de RP font l'objet d'une copie, d'une modification ou d'une élimination non autorisée.
Remarque : Une atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP n'inclut pas une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise, si l'événement ne concerne pas des RP ou des RPS.
2) Atteinte à la vie privée liée à une politique ou à une entente (atteinte à une politique/entente en matière de vie privée) désigne un événement où :
- il y a contravention aux politiques, procédures ou pratiques de Santé Ontario en matière de protection de la vie privée; et/ou
- il y a contravention à une condition ou disposition liée à la protection de la vie privée[1] figurant dans :
- des ententes de partage de données,
- des ententes de recherche,
- des ententes de confidentialité, ou
- des ententes conclues avec des fournisseurs de services tiers retenus par Santé Ontario pour traiter des RPS ou des RP,
- des déclarations écrites reconnaissant et acceptant de ne pas utiliser des RPS ou des RP dépersonnalisés et/ou agrégés afin d'identifier une personne; et
- n'inclut pas une atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP.
Remarque : Une atteinte à une politique/entente en matière de vie privée peut inclure une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise si l'atteinte concerne des mécanismes de protection de la vie privée prévus dans une entente ou dans une politique, procédure ou pratique relative au traitement de renseignements dépersonnalisés ou de renseignements d'identité d'entreprise.
Incident lié à la vie privée : Tout événement pour lequel le Bureau de la protection de la vie privée est avisé ou prend connaissance qu'une atteinte à la vie privée pourrait s'être produite. Cela comprend les événements qui sont examinés ou faisant l'objet d'une enquête et qui sont :
- confirmés comme constituant une atteinte à la vie privée;
- confirmés comme ne constituant pas une atteinte à la vie privée;
- non déterminés ou ne pouvant être déterminés quant à la survenance d'une atteinte à la vie privée (atteinte présumée à la vie privée).
Remarque : Les incidents liés à la vie privée comprennent des événements impliquant des RP et des RPS, ainsi que des renseignements dépersonnalisés et des renseignements d'identité d'entreprise, puisque ces événements doivent faire l'objet d'une enquête conformément à la présente norme afin de confirmer s'ils constituent des atteintes à la vie privée au sens défini ci-dessous. Santé Ontario doit enquêter sur ces incidents impliquant des données dépersonnalisées et des renseignements d'identité d'entreprise en tenant compte, notamment 1) du risque de ré-identification et des lignes directrices connexes en matière de dépersonnalisation applicables aux données dépersonnalisées, ainsi que 2) du contexte dans lequel Santé Ontario a reçu et traité les données à titre de renseignements d'identité d'entreprise, afin de confirmer qu'elles ne constituent pas des RP, respectivement.
Fournisseur de services tiers : Un tiers sous contrat ou autrement engagé pour fournir des services à Santé Ontario, y compris les fournisseurs de services électroniques.
EMR : Évaluation des menaces et des risques
Services de validation et de vérification : Services fournis par Santé Ontario qui :
- valident le numéro de santé et des RPS supplémentaires figurant sur la carte Santé fournie par une personne, notamment en s'appuyant sur une base de données des cartes Santé tenue par le ministre;
- vérifient qu'une personne qui fournit un numéro de santé ou des RPS supplémentaires, ainsi que tout autre renseignement identificatoire pouvant être demandé par Santé Ontario, est bien la personne à laquelle le numéro de santé ou les RPS se rapportent;
- s'appuient sur les services décrits aux alinéas a) et b), ou sur tout autre service pouvant être prescrit par le Règl. de l'Ont. 329/04, afin de créer ou de renouveler l'identifiant de santé numérique d'une personne; ou
- sont prescrits par le Règl. de l'Ont. 329/04.
6. Cycle d'examen
La présente norme doit être examinée au moins tous les trois ans suivant sa date d'entrée en vigueur, ou plus tôt si requis conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée.
7. Références et/ou documents clés de mise en œuvre
- Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé; Règlement de l'Ontario 329/04.
- Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée
- Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée
- Politique de gestion des dossiers et de l'information
- Norme sur la classification et la gestion de l'information
- Lignes directrices sur la classification et la gestion de l'information
- Norme de gestion des risques liés à la sécurité de l'information
- Norme sur la gestion des renseignements personnels sur la santé
- Norme sur la destruction, l'assainissement et l'élimination des supports
- Politiques de sécurité applicables relatives à l'ISN
8. Appendices
- Appendice A : Calendrier de conservation (format papier et électronique)
9. Consultations relatives à la norme
- Le personnel du Bureau de la protection de la vie privée et d'autres mandataires de Santé Ontario responsables de la rédaction, de la mise à jour et/ou de l'examen des politiques de protection de la vie privée liées aux exigences de Santé Ontario en matière de protection de la vie privée.
10. Historique de révision de la norme
Février 2026 : La politique a été approuvée le 25 février 2026 par le responsable de la protection de la vie privée du ministère de la Santé de l’Ontario.
Appendice A : Calendrier de conservation (format papier et électronique)
Santé Ontario doit conserver les dossiers indiqués ci-dessous conformément à la période de conservation correspondante et veiller à ce qu'ils soient éliminés de manière sécurisée dès que raisonnablement possible après l'expiration de la période de conservation indiquée ci-dessous.
Type de dossier
Dossiers de RPS recueillis directement auprès des personnes aux fins des services de gestion de compte et d'authentification :
- Nom tel qu'il figure sur la carte Santé de l'Ontario
- Adresse courriel
- Date de naissance
Période de conservation
La première des éventualités suivantes :
- au moment où la personne concernée retire son consentement à l'utilisation continue de ces renseignements par Santé Ontario; ou
- deux ans à compter de la date à laquelle la personne concernée a utilisé pour la dernière fois son compte Mon Ontario pour la santé.
Type de dossier
Dossiers de RPS recueillis directement auprès des personnes aux fins des services de validation et de vérification :
- Photos de la carte Santé avec photo de l'Ontario (recto et verso), y compris le numéro de carte Santé et le code de version
- Images des personnes (portraits « autoportraits »), ainsi que les enregistrements vidéo et sonores
- Période de conservation
- Temporaire, jusqu'à l'obtention du résultat de la vérification
Type de dossier
Dossiers de RPS recueillis automatiquement par l'utilisation du compte Mon Ontario pour la santé par une personne :
- dossiers liés à une modification des renseignements identificatoires utilisés pour la création ou la gestion du compte Mon Ontario pour la santé d'une personne;
- dossiers des consentements accordés ou retirés relativement au compte Mon Ontario pour la santé d'une personne;
- dossiers liés à l'utilisation des services de validation et de vérification par une personne; et
- dossiers indiquant la date à laquelle une personne a utilisé son compte Mon Ontario pour la santé pour accéder à un outil de santé numérique (y compris Mon dossier de santé).
(collectivement, dossiers d'activités liées à l'ISN)
Période de conservation
La première des éventualités suivantes :
- au moment où la personne concernée retire son consentement à l'utilisation continue de ces renseignements par Santé Ontario; ou
- deux ans à compter de la date à laquelle la personne concernée a utilisé pour la dernière fois son compte Mon Ontario pour la santé.
Type de dossier
- Rapports d'audit contenant des RPS créés et conservés à des fins de dépannage et autres fins opérationnelles
Période de conservation
- Pas plus de 60 jours, sauf autorisation contraire de Santé Ontario
Type de dossier
- Journaux d'audit conservés relativement à tous les dossiers électroniques que Santé Ontario est tenue de conserver aux fins de la prestation des activités liées à l'ISN
Période de conservation
- Deux ans à compter de la date à laquelle la personne concernée a utilisé pour la dernière fois son compte Mon Ontario pour la santé
Type de dossier
- Sauvegardes des dossiers d'activités liées à l'ISN
- Sauvegardes des journaux et rapports d'audit contenant des RPS
Période de conservation
- 30 jours
Type de dossier
Renseignements reçus et/ou recueillis relativement :
- aux demandes de renseignements, préoccupations ou plaintes concernant la conformité à la LPRPS et à ses règlements; et
- aux demandes d'accès aux dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique
Période de conservation
La plus longue des périodes suivantes :
- deux ans après la clôture de la demande, de la demande de renseignements ou de la plainte par Santé Ontario ou le CIPVP, selon la plus tardive; ou
- la période précisée dans la Politique et procédure relatives aux plaintes et demandes de renseignements en matière de protection de la vie privée, dans la Politique et procédure relatives aux demandes de renseignements et plaintes en matière de protection de la vie privée liées à l'identifiant de santé numérique, ou dans la Politique et procédure relatives aux demandes d'accès aux renseignements personnels sur la santé liés à l'identifiant de santé numérique, selon le cas.
Type de dossier
Renseignements créés au sujet d'une personne dans le cadre d'une enquête relative à des incidents liés à la vie privée et/ou à des incidents de sécurité
Période de conservation
La plus longue des périodes suivantes :
- deux ans après la clôture de l'atteinte à la vie privée par Santé Ontario ou le CIPVP; ou
- la période précisée dans la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée
Type de dossier
- Modèles de formation en matière de protection de la vie privée et de sécurité.
- Modèles d'avis visant l'obtention du consentement.
Période de conservation
- Deux ans
Type de dossier
- Rapport de recommandations d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et décisions et directives connexes.
- EFVP et décisions et directives connexes.
- Évaluation des menaces et des risques (EMR), y compris les résumés d'EMR.
Type de dossier
- Auto-évaluation de la préparation en matière de protection de la vie privée et de sécurité et décisions et directives connexes.
- Attestation opérationnelle d'auto-évaluation en matière de protection de la vie privée et de sécurité et décisions et directives connexes.
Type de dossier
- Plans de remédiation et décisions et directives connexes.
- Rapport sur l'état d'avancement de la mise en œuvre des mesures correctives.
Type de dossier
- Attestation de remédiation.
- Rapports de non-conformité et recommandations connexes.
Type de dossier
- Rapports de surveillance de la conformité.
- Rapports d'audit et recommandations, décisions et directives connexes.
- Inventaire des actifs liés aux activités de l'ISN
- Inventaire des risques liés aux cotes de menace et de vulnérabilité pour les activités de l'ISN
Type de dossier
- Plan de continuité des activités
- Période de conservation
- 10 ans
Type de dossier
- Procès-verbaux applicables des réunions de comités
- Période de conservation
- Sept ans
Type de dossier
- Journal de tous les accès au niveau du système
- Journal des événements des systèmes d'information
- Journal de toutes les activités des administrateurs et opérateurs des systèmes d'information
- Journal de tous les événements des systèmes d'information liés aux services de fournisseur d'identité et aux points de terminaison de contribution de données
- Journal de toutes les activités des administrateurs et opérateurs sur les services de fournisseur d'identité et les points de terminaison de contribution de données
- Liste de tous les mandataires ou fournisseurs de services électroniques autorisés à accéder à la technologie de fournisseur d'identité et aux journaux des points de terminaison de contribution de données
- Liste de tous les mandataires ou fournisseurs de services électroniques autorisés à accéder aux journaux
- Journal de la destruction des dossiers relatifs à l'identifiant de santé numérique
- Liste des outils d'analyse des vulnérabilités et de configuration approuvés par Santé Ontario
- Liste de distribution des copies de documents papier classifiés « restreints »
- Journaux liés aux réponses aux demandes d'accès
- Avis et rapports d'atteinte à la vie privée/incidents de sécurité
- Rapport d'enquête sur la gestion des atteintes à la vie privée/rapport d'incident de sécurité
- Journal des atteintes à la vie privée
- Journal des incidents de sécurité
- Rapport de remédiation relatif à la gestion des atteintes à la vie privée
- État d'avancement du rapport de remédiation relatif à la gestion des atteintes à la vie privée
- Journal des renseignements relatifs aux demandes de renseignements en matière de protection de la vie privée
- Journal de réception des plaintes
- Copie de la réponse ou journal des réponses aux plaintes
Période de conservation
- Deux ans (sauf indication contraire précisée dans la politique de protection de la vie privée régissant la conservation de ces journaux au niveau du système)
Dernière Mise à Jour: 16 mars 2026
