Résumé de l'EFVP pour la phase 1 d'eConsultation dans OTNhub

Date du rapport de l'EFVP : 9 octobre 2013 (l'EFVP reflète les renseignements reçus jusqu'à cette date) 

Date de la dernière révision et mise à jour du résumé de l'EFVP : 29 mai 2025

Ce qui suit est un résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) effectuée par l'ancien organisme Réseau Télémédecine Ontario (OTNhub), désormais intégré à Santé Ontario. Le résumé comprend un bref aperçu du service prototype eConsultation, les principales conclusions et recommandations, ainsi que la date cible d'achèvement. Si vous avez des questions, consultez notre page de contact sur la vie privée pour savoir comment contacter le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario.

Contexte

Le projet eConsultation comprend une application Web, des processus opérationnels de soutien et une infrastructure technologique sous-jacente de stockage et de transmission. L'application eConsultation permettra aux professionnels de la santé d'échanger plus efficacement les renseignements sur la santé des patients entre eux, de demander et de fournir des conseils électroniques, de se transmettre des patients et d'assurer une meilleure coordination globale des soins offerts à leurs patients. 

eConsultation répond aux besoins cliniques de deux groupes d'utilisateurs potentiels : les professionnels de la santé prescripteurs et les médecins spécialistes.  D'une part, le système de santé de l'Ontario est confronté à des problèmes d'accès aux médecins spécialistes, notamment des obstacles pour les professionnels de la santé qui ont besoin de conseils spécialisés, des structures organisationnelles disparates et des exigences de référence variables selon les spécialistes, ainsi que de longs temps d'attente pour les patients aiguillés vers ces derniers. D'autre part, les spécialistes rencontrent leurs propres difficultés, notamment un volume élevé de demandes de consultation, des renseignements incomplets provenant des professionnels de la santé référents et un grand nombre de références inappropriées. Bien que de nombreux intervenants proposent des systèmes de gestion des consultations et des références électroniques pour résoudre ces problèmes, il n'existe actuellement aucun système électronique largement disponible en Ontario qui soutienne des consultations sécurisées en ligne entre cliniciens. D'après ces informations, il est évident que l'Ontario a besoin d'une solution simple et évolutive, intégrée au flux de travail et aux systèmes d'information déjà utilisés par les professionnels de la santé.

Principales conclusions

L'EFVP a permis d'identifier certains contrôles de protection de la vie privée devant être renforcés pour soutenir le service d'eConsultation, phase 1.  La politique et les procédures de gestion des risques en matière de vie privée de Santé Ontario recommandent que tous les risques très élevés, élevés et modérés soient atténués à un niveau acceptable avant la mise en service d'un projet. Par conséquent, les recommandations suivantes devraient être mises en œuvre avant ou lors du lancement du projet. Les recommandations devraient permettre de réduire les cotes de risque de élevé à modéré et de modéré à mineur. Les risques jugés mineurs devraient être atténués dans un délai raisonnable déterminé par l'équipe de protection de la vie privée.   

La cote de risque utilisée pour évaluer chaque écart identifié est disponible sur demande.  

Risques et recommandations

L'EFVP formule les risques et recommandations suivantes :

Risque 1 : Bien que le rôle d'OTNhub à titre de FRRS (Règl. de l'Ont. 329/04, art. 6[3]) soit abordé dans l'Entente d'adhésion, son rôle en tant que « fournisseur de services électroniques » (Règl. de l'Ont. 329/04, art. 6[1]) ne l'est pas.  

Niveau de risque : Faible 

Recommandations : OTNhub devrait s'assurer que les ententes conclues avec les membres abordent les obligations d'OTNhub conformément au Règl. de l'Ont. 329/04, art. 6(1).  

État : Terminé

Risque 2 : Divers documents étaient à l'état d'ébauche ou en cours de révision au moment de l'EFVP. Par exemple : politiques sur la vie privée, cadre de gouvernance de la vie privée, énoncés des pratiques relatives aux renseignements, etc.   

Niveau de risque : Faible

Recommandations : OTNhub devrait accorder la priorité à la révision et à la finalisation des éléments suivants :  

• Politiques et procédures de protection de la vie privée  
• Cadre de gouvernance du programme de protection de la vie privée  
• Énoncés des pratiques relatives aux renseignements (par exemple, services et mesures de protection de la vie privée)    

État : Terminé

Risque 3 : L'Entente d'adhésion d'OTNhub porte uniquement sur les services de vidéoconférence et n'aborde pas les services de stockage et de transmission tels que eConsultation.

Niveau de risque : Modéré

Recommandations : OTNhub devrait réviser l'Entente d'adhésion afin d'y inclure expressément les services de stockage et de transmission ou, à défaut, élaborer des ententes distinctes ou complémentaires régissant spécifiquement ces services.

État : Terminé

Risque 4 : L'application eConsultation exige que les prescripteurs indiquent si le consentement du patient a été obtenu pour les consultations électroniques. Ceci n'est pas nécessaire, car pour l'utilisation et la divulgation des RPS par l'entremise d'eConsultation, le prescripteur peut se fier au consentement initial déjà obtenu lors de la prestation des soins au patient. L'application eConsultation doit seulement permettre aux prescripteurs d'indiquer les situations où un consentement limité a été obtenu.  

De plus, la mise en œuvre actuelle du consentement dans eConsultation pourrait entraîner une confusion chez les DRS participants (tant les prescripteurs que les consultants), en leur donnant par exemple l'impression qu'ils doivent obtenir un consentement explicite pour les consultations électroniques.  

Niveau de risque : Élevé

Recommandations : OTNhub devrait supprimer la fonctionnalité actuelle de consentement des patients dans l'application eConsultation et la remplacer par une simple case à cocher permettant aux prescripteurs d'indiquer qu'un consentement limité a été obtenu et que certaines informations ont été retenues du consultant.  

 Les DRS devraient recevoir de la formation appropriée d'OTNhub afin de s'assurer qu'ils comprennent que, si un patient décide de retenir certains RPS dans le cadre d'une eConsultation qui seraient normalement fournis au consultant, ce dernier doit en être informé de manière appropriée par le prescripteur.  

Les conditions de service d'OTNhub devraient informer les DRS qu'ils sont responsables d'obtenir le consentement de leurs patients et qu'eConsultation ne comporte pas de fonctionnalité pour la gestion du retrait du consentement (c.-à-d. « boîte verrouillée »).  

État : Terminé

Risque 5 : Conservation de l'information  

La politique de conservation des données d'OTNhub prévoit que les RPS associés à eConsultation sont conservés pendant une période plus longue que celle jugée nécessaire ou exigée par la loi.

Niveau de risque : Modéré

Recommandations : OTNhub devrait conserver les données d'eConsultation uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins des consultations électroniques.  

Les conditions de service d'OTNhub devraient obliger les DRS à reconnaître qu'eConsultation n'est pas conçue pour servir de dossier patient permanent et que les RPS conservés dans la base de données eConsultation ne seront pas retenus plus longtemps que nécessaire aux fins de la réalisation des consultations électroniques.    

OTNhub devrait modifier l'application eConsultation afin que, pour fermer une eConsultation, le DRS doive confirmer qu'il a copié ou transféré suffisamment d'informations issues de l'eConsultation pour respecter toutes les exigences légales relatives à la tenue des dossiers des patients.  

État : Terminé