Dossier de santé électronique et identifiant de santé numérique : Renseignements sur la protection de la vie privée

Informations sur la confidentialité des dossiers de santé électroniques (DSE)  

Dossier de santé électronique

Le dossier de santé électronique (DSE) contient un dossier numérique sécurisé des renseignements personnels sur la santé des personnes, versés par des dépositaires de renseignements sur la santé autorisés. Il est mis à jour presque en temps réel et accessible électroniquement aux dépositaires de renseignements sur la santé autorisés, afin qu'ils puissent rapidement recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur la santé, améliorant ainsi la qualité des soins. Parmi les dépositaires de renseignements sur la santé, on compte notamment : les professionnels de la santé (y compris les médecins et les infirmières), les hôpitaux, les établissements de soins de longue durée, les maisons de retraite, les pharmacies, les laboratoires, les services ambulanciers, les médecins-hygiénistes des bureaux de santé et le ministre de la Santé.

Notre description du dossier de santé électronique et notre liste des référentiels fournissent plus d'informations sur le DSE et les types d'informations qu'il contient.

Le rôle de Santé Ontario dans le DSE

Santé Ontario est désignée comme l’organisation chargée de l’élaboration et du maintien du DSE (« l’organisation prescrite ») conformément à la partie V.1 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et à son règlement connexe (Règlement de l’Ontario 329/04). 

En tant qu'organisation prescrite, Santé Ontario :

• gère et intègre les renseignements personnels sur la santé qu'elle reçoit des dépositaires de renseignements sur la santé;
• assure le bon fonctionnement du DSE;
• garantit l’exactitude et la qualité des renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE;
• effectue des analyses des renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE afin de transmettre des alertes et des rappels aux dépositaires de renseignements sur la santé en vue de leur utilisation dans la prestation des soins; et
• exerce les autres pouvoirs, devoirs ou fonctions qui lui sont attribués.

Pour plus d’informations sur le statut d’organisation prescrite et les fonctions, devoirs et responsabilités associés en ce qui concerne le DSE, veuillez vous référer à l’Énoncé des pratiques en matière d'information de l’organisation prescrite.

Organisations et professionnels de santé contribuant aux dossiers cliniques du DSE

Des renseignements sur les organisations contributrices et les types de données sont disponibles sur ConnexionOntario. 

Qui peut consulter les dossiers dans le DSE

De manière générale, les dépositaires de renseignements sur la santé ne peuvent accéder au DSE que pour fournir des soins de santé à une personne ou contribuer à leur prestation, ou s'ils ont des motifs raisonnables de croire que cela est nécessaire pour éliminer ou réduire un risque important de préjudice pour une personne ou un groupe de personnes.

Santé Ontario peut également divulguer des renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE à un coroner, au médecin hygiéniste en chef (MHC) ou à un médecin-hygiéniste, aux fins de leurs fonctions en vertu des lois applicables. Le ministre de la Santé peut également ordonner à Santé Ontario, à titre d'organisation prescrite, de partager des renseignements personnels sur la santé à des fins précises, notamment à des fins de recherche, et Santé Ontario doit s'y conformer conformément aux conditions de la LPRPS. Santé Ontario soutient également les personnes qui souhaitent accéder à leurs renseignements personnels sur la santé ou donner des directives de consentement à l'égard de leurs dossiers contenus dans le DSE.

Notre description du dossier de santé électronique et notre liste des référentiels fournissent plus d'informations sur le DSE.

Accès aux DSE 

Une personne, ou son mandataire spécial, peut demander l'accès à ses renseignements personnels sur la santé conservés dans le DSE. Vous pouvez demander l'accès aux : 

• dossiers cliniques conservés dans le DSE; 
• les registres d'audit spécifiques aux DSE, notamment les journaux d'accès et de transmission des DSE, les journaux des directives de consentement relatives aux DSE et les journaux des dérogations au consentement relatives aux DSE.

Pour savoir comment demander l'accès à votre DSE, veuillez consulter la page Accès à vos renseignements – dossier de santé électronique (DSE) et identifiant de santé numérique (ISN).

Mandataire spécial (MS)

Un mandataire spécial à l’égard d’une personne désigne, sauf si le contexte exige le contraire, une personne autorisée en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) à consentir au nom de la personne à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels sur la santé la concernant.

Demande de mise à jour après avoir rempli le formulaire de demande d'accès ou de correction des renseignements personnels sur la santé pour recevoir des copies imprimées de mon dossier de santé électronique

Lorsque vous transmettez le formulaire de demande d'accès ou de correction des renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE à Santé Ontario, cette dernière aide les fournisseurs de soins de santé à répondre à vos demandes d'accès aux dossiers cliniques figurant dans le DSE. Vous recevrez une réponse du ou des fournisseurs de soins de santé qui ont fourni les dossiers au DSE au plus tard 30 jours après la date à laquelle Santé Ontario a reçu votre formulaire de demande d'accès dûment rempli. Si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à votre demande d'accès, vous en serez informé par ces fournisseurs de soins de santé qui vous indiqueront qu'ils ont besoin d'une prolongation.

Aucun dossier n'a été trouvé en réponse à la demande d'accès ou de correction des renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE 

Lorsque vous soumettez le formulaire de demande d’accès ou de correction des renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE à Santé Ontario, Santé Ontario fournit les dossiers cliniques du DSE au(x) fournisseur(s) de soins de santé qui ont contribué aux dossiers du DSE. Le DSE ne comprend pas tous les dossiers cliniques, car tous les organismes et fournisseurs de soins de santé ne contribuent pas au DSE, et les contributeurs au DSE ne fournissent pas nécessairement tous leurs dossiers cliniques au DSE. Si aucun dossier n'a été trouvé par Santé Ontario, cela signifie que les dossiers que vous recherchiez n'existent pas dans le DSE. Si vous souhaitez obtenir des dossiers cliniques qui n'existent pas dans le DSE, veuillez contacter directement votre fournisseur de soins de santé.

Obtenez une copie de votre historique de demandes de remboursement de frais médicaux

Un historique des demandes de remboursement personnelles (ADRP) est un enregistrement informatique des demandes de remboursement payées par le Régime d’assurance-santé de l’Ontario (RASO) sous un numéro de carte d’assurance-santé individuel. Pour obtenir une copie de votre historique de demandes de remboursement personnelles, veuillez communiquer avec le ministère de la Santé.

Obtenez votre dossier médical auprès d'un médecin retraité

Veuillez contacter l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (OMCO) pour obtenir de l'aide afin de localiser ces dossiers. 

Transférer vos dossiers cliniques de votre ancien fournisseur de soins de santé à votre nouveau fournisseur de soins de santé

Santé Ontario ne peut pas transférer de dossiers au nom des fournisseurs de soins de santé. Veuillez contacter votre nouveau ou ancien fournisseur de soins de santé.

Renseignements personnels sur la santé corrects conservés dans le DSE 

Une personne, ou son mandataire spécial, peut demander la correction de ses renseignements personnels sur la santé conservés dans le DSE si ceux-ci sont jugés inexacts ou incomplets à la suite d'une demande d'accès. Santé Ontario facilite les demandes de correction au nom des dépositaires de renseignements sur la santé qui transmettent des dossiers cliniques au DSE. Pour demander à un dépositaire de renseignements sur la santé d’apporter une correction à des renseignements personnels sur la santé dans le DSE, veuillez consulter la section Accès à vos renseignements – Dossier de santé électronique (DSE) et identifiant de santé numérique (ISN).

Restreindre l'accès aux renseignements personnels sur la santé dans le DSE

Une directive de consentement permet aux patients ou à leur mandataire spécial de restreindre l'accès aux renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE. Si vous ou votre mandataire spécial ne souhaitez pas partager des renseignements sur la santé avec les membres de votre équipe de soins, vous pouvez restreindre l'accès en demandant l'ajout d'une directive de consentement à votre DSE. Si une directive de consentement est en place et qu'un clinicien tente d'accéder à votre dossier, un avis indiquant que votre dossier est bloqué s'affichera.

La restriction d'accès n'empêche pas la mise à jour de votre dossier - de nouveaux renseignements continueront d'être ajoutés par vos fournisseurs de soins de santé tout au long de votre parcours de soins. Vous pouvez choisir de rétablir l'accès à votre dossier en tout temps en soumettant une nouvelle demande. Une fois la directive de consentement appliquée ou retirée, vous recevrez une lettre de confirmation.

Dérogations au consentement

Conformément à la LPRPS, il existe certaines circonstances dans lesquelles un dépositaire de renseignements sur la santé peut accéder à des renseignements du DSE visés par une directive de consentement. Il s'agit d'une dérogation au consentement. La Politique sur les directives de consentement et la dérogation au consentement pour le dossier de santé électronique précise les circonstances dans lesquelles une dérogation est permise. La politique est accessible ici : Directives de consentement et dérogation au consentement pour le dossier de consentement électronique | Santé Ontario

Intégrez une directive de consentement aux données de votre DSE

Pour savoir comment établir, modifier ou retirer une directive de consentement, consultez la page Gestion de l’accès à votre dossier de santé électronique | Santé Ontario.

Préoccupations concernant l'accès à votre DSE

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité du DSE et des données de votre DSE, l'accès est audité et surveillé conformément à la politique d'audit et de surveillance du DSE. Si vous avez des inquiétudes concernant l'accès aux données de votre DSE ou si vous soupçonnez que quelqu'un a accédé de manière inappropriée aux données de votre DSE, veuillez communiquer avec votre fournisseur de soins de santé, l'organisation de votre fournisseur de soins de santé ou le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.

Santé Ontario protège les DSE

Santé Ontario applique des mesures générales de protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé. Pour en savoir plus, consultez les Mesures de protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé de Santé Ontario. Santé Ontario a également mis en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques pour :

• protéger contre le vol, la perte et la collecte, l'utilisation ou la divulgation non autorisées des renseignements personnels sur la santé accessibles via le DSE;
• protéger les renseignements personnels sur la santé accessibles via le DSE contre la copie, la modification ou la destruction non autorisées; et
• protéger l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé accessibles via le DSE.

Pour plus d'informations sur les mesures de protection des DSE mises en place à Santé Ontario, veuillez consulter le Description et liste des référentiels du dossier de santé électronique | Santé Ontario

Informations relatives à la confidentialité des identifiants de santé numériques (ISN)

Identifiant de santé numérique (ISN)

Santé Ontario offre des services permettant aux personnes de confirmer leur identité et de créer un identifiant de santé numérique (ISN) afin de se connecter de façon sécurisée à des outils de santé numériques spécifiques. Pour plus d'informations, veuillez consulter Identifiant de santé numérique : Description des activités | Santé Ontario.

Compte Mon Ontario pour la santé (MOAH)

Le compte Mon Ontario pour la santé est un service offert par Santé Ontario. Il vous permet de prouver votre identité grâce à votre carte Santé de l’Ontario, afin que vous puissiez consulter vos dossiers médicaux en toute sécurité et utiliser d’autres outils de santé en ligne du gouvernement de l’Ontario. Pour plus d'informations, veuillez consulter la FAQ du MOAH.

Base de données sur les personnes inscrites

Il s’agit d’une base de données gérée par le ministère de la Santé, contenant des renseignements sur les personnes inscrites au Régime d’assurance-santé de l’Ontario (RASO) et qui sont admissibles au Programme des médicaments de l’Ontario. Pour plus d’informations, veuillez consulter la Base de données des personnes inscrites (BDPI) - Ensemble de données - Catalogue de données de l’Ontario .

Le rôle de Santé Ontario concernant les identifiants de santé numériques

Santé Ontario est désigné comme l’organisation ayant le pouvoir de mener des activités liées aux identifiants de santé numériques conformément à la partie V.2 de la Loi et à son règlement connexe (Règlement de l’Ontario 329/04).

En tant qu’organisation prescrite en ce qui concerne les activités liées aux identifiants de santé numériques, Santé Ontario :

• fournit des services de validation et de vérification de l’identité d’une personne, ce qui implique :
  • la validation du numéro de carte de santé de la personne et d’autres renseignements personnels relatifs à la santé figurant sur sa carte de santé. Ces renseignements sont vérifiés à partir de la base de données des personnes inscrites et sont tenus par le ministère de la Santé;
  • la vérification de la personne qui présente la carte de santé afin de s’assurer qu’elle est bien celle qu’elle prétend être; et
  • l’utilisation des résultats du processus de validation et de vérification d’identité pour créer ou renouveler l’identifiant de santé numérique d’une personne.
• fournit des services permettant d’authentifier l’identité d’une personne chaque fois qu’elle utilise son identifiant de santé numérique pour accéder à un outil de santé numérique. Il s’agit de confirmer que c’est bien la bonne personne qui accède au bon compte pour cet outil de santé numérique.
• propose des services de gestion de comptes, qui comprennent :
  • le maintien de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de l’identifiant de santé numérique d’une personne et des renseignements personnels connexes sur la santé; et
  • la gestion de l’activation, de la désactivation, de la réactivation ou de la suppression de l’identifiant de santé numérique d’une personne et des renseignements personnels connexes sur la santé.
• exerce les autres pouvoirs, devoirs ou fonctions qui lui sont attribués.

Pour en savoir plus, consultez la page Identifiant de santé numérique : Description des activités | Santé Ontario.

Accès aux dossiers d’ISN 

Une personne, ou son mandataire spécial, peut demander l'accès à ses données d'activité liées à son identifiant de santé numérique, y compris les dossiers suivants : 

• liés aux modifications apportées aux informations d’identification utilisées pour la création ou la maintenance de l’ISN;
• des consentements qui ont été donnés ou retirés en relation avec l’ISN, 
• liés aux services de validation et de vérification; et 
• de la date à laquelle un ISN a été utilisé pour accéder à Mon dossier de santé. 

Veuillez noter que ces dossiers sont générés lorsqu'une personne crée un compte Mon Ontario pour la santé. Si vous n’avez pas créé de compte Mon Ontario pour la santé, Santé Ontario ne disposera d’aucun dossier de ce type à vous fournir. Si vous avez créé un compte Mon Ontario pour la santé, les dossiers d'activités liés à l'ISN se trouvent sous « Activité du compte ».

Pour savoir comment demander l'accès aux dossiers d'activité de l’ISN, veuillez consulter la section Accéder à vos informations : Dossier de santé électronique (DSE) et identifiant de santé numérique (ISN) | Santé Ontario

Correction de vos dossiers d’ISN par Santé Ontario

Conformément à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, les particuliers n’ont pas le droit de demander à Santé Ontario de corriger les dossiers d’ISN.

Préoccupations concernant l'accès à vos dossiers d’ISN

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données ISN et des dossiers d’ISN, l'accès est audité et contrôlé. Si vous avez des inquiétudes concernant l’accès à vos ISN ou si vous soupçonnez que quelqu’un a accédé de manière inappropriée à vos dossiers d’ISN, veuillez communiquer avec Santé Ontario.

Santé Ontario protège vos dossiers d’ISN

Santé Ontario applique des mesures générales de protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé. Pour en savoir plus, consultez les Mesures de protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé de Santé Ontario. Santé Ontario a également mis en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques pour :

• protéger les identifiants de santé numériques contre le vol, la perte et la collecte, l'utilisation ou la divulgation non autorisées; protéger les identifiants de santé numériques contre la copie, la modification ou la destruction non autorisées; et 
• protéger l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des identifiants de santé numériques.

Pour plus d’informations sur les mesures de protection des ISN mises en place à Santé Ontario, veuillez consulter l’ identifiant de santé numérique : Description des activités | Santé Ontario.

Santé Ontario gère la confidentialité de vos DSE et de vos dossiers d’ISN

Afin de superviser, de gérer et de promouvoir la confiance dans la confidentialité des données de votre DSE, le bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario a mis en place un programme de protection de la vie privée, comprenant des politiques de confidentialité et des pratiques de traitement de l’information qui s’appliquent à l’ensemble de Santé Ontario. L’objectif de ce programme de protection de la vie privée est de respecter la législation et la réglementation en vigueur, notamment la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), et d’intégrer la protection de données de votre DSE dans tous les produits, services, politiques, procédures et processus développés.

L’Énoncé des pratiques en matière d'information de l’organisation prescrite de Santé Ontario fournit plus d’informations sur les pratiques en matière d’information, les pouvoirs législatifs et les rôles de Santé Ontario en ce qui concerne les renseignements personnels sur la santé et les renseignements personnels. La page Ressources sur la protection de la vie privée pour les programmes et services | Santé Ontario vous permet de trouver des copies des politiques de confidentialité et plus d'informations sur le programme de protection de la vie privée de Santé Ontario.

Comment obtenir plus d'informations sur le programme de protection de la vie privée et les pratiques en matière d'information de Santé Ontario

Pour savoir comment contacter le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario, veuillez consulter la page Nous joindre | Santé Ontario 

Pour toute question relative au Système d’information des laboratoires de l’Ontario (SILO) et au Répertoire numérique des médicaments (RNM), et non aux pratiques de confidentialité de Santé Ontario, veuillez communiquer avec ServiceOntario à l’adresse suivante :

Numéro gratuit : 1-800-291-1405

ATS : 1-800-387-5559

Coordonnées pour toute préoccupation ou plainte concernant les pratiques de protection de la vie privée de Santé Ontario

Si vous avez des préoccupations ou des plaintes concernant ces pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario.

Pour toute question ou plainte ne concernant pas les pratiques de confidentialité de Santé Ontario en lien avec le Système d’information des laboratoires de l’Ontario (SILO) et le Répertoire numérique des médicaments (RNM), veuillez communiquer avec ServiceOntario à l’adresse suivante :

Numéro gratuit : 1-800-291-1405

ATS : 1-800-387-5559