Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée du dossier de santé électronique

1. But, objectifs et portée

1.1 But

1.1.1 Fournir des lignes directrices aux dépositaires de renseignements sur la santé (DRS) et aux coroners concernant leurs obligations relatives à l'identification, au signalement, au confinement, à la notification, à l'enquête et à la remédiation des incidents liés à la protection de la vie privée concernant des renseignements personnels sur la santé (RPS) reçus par Santé Ontario à titre d'organisation prescrite (OP) aux fins de la création ou du maintien du dossier de santé électronique (DSE).

1.2 Objectifs

1.2.1 Permettre à Santé Ontario, aux DRS et aux coroners de se conformer, selon le cas, aux exigences en matière de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée énoncées dans les documents suivants :

• La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et ses règlements;
• Le Manuel du CIPVP relatif à l'examen et à l'approbation des organisations prescrites (Manuel des OP du CIPVP);
• Les lignes directrices publiées par le CIPVP, y compris Lignes directrices sur les interventions en cas d'atteinte à la vie privée dans le secteur de la santé; et
• Toute directive émise par le ministre de la Santé (ministre).

1.2.2 Protéger la vie privée des personnes et la confidentialité de leurs RPS.

1.3 Application et portée

1.3.1 La présente politique s'applique à Santé Ontario lorsqu'elle agit dans le cadre de son mandat d'OP aux fins de la partie V.1 de la LPRPS.

1.3.2 La présente politique s'applique aux DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario à titre d'OP aux fins de la création ou du maintien du DSE, aux DRS qui recueillent des RPS au moyen du DSE et aux coroners auxquels l'OP fournit des RPS au moyen du DSE.

1.3.3 La présente politique s'applique aux employés non syndiqués, aux responsables d'équipe, aux membres du conseil d'administration, aux employés syndiqués, aux personnes détachées, aux consultants et aux autres personnes agissant pour le compte de SO, collectivement appelés « agents de Santé Ontario ».

1.3.4 Les employés de Santé Ontario et les autres agents de Santé Ontario doivent également se conformer à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario lorsqu'ils gèrent des incidents liés à la protection de la vie privée, y compris ceux liés aux RPS reçus par Santé Ontario à titre d'OP aux fins de la création ou du maintien du DSE.

1.4 Conformité et exemptions

1.4.1 Le respect intégral de la présente politique est obligatoire, sauf si une exception à une section précise est approuvée par écrit par le directeur général de la protection de la vie privée (DGPVP) de Santé Ontario ou son délégué. Le non-respect des exigences de la présente politique, en l'absence d'une exception écrite, peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la révocation de la nomination, la cessation d'emploi ou la résiliation du contrat sans préavis ni indemnité.

1.4.2 La conformité fera l'objet d'une vérification conformément aux rôles, au processus et à la fréquence énoncés dans la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée.

1.4.3 Dès la première occasion raisonnable suivant la constatation ou la prise de connaissance d'un manquement à la présente politique, les employés de Santé Ontario et les autres agents de Santé Ontario, ainsi que les DRS et les coroners, doivent en aviser le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario en signalant le manquement au centre de services de l'entreprise par téléphone : 1-866-250-1554; ou par courriel : oh-servicedesk@ontariohealth.ca

1.4.4 La conformité sera appliquée conformément à la Politique de discipline progressive.

1.5 Terminologie

1.5.0 Les termes « inclure » et « y compris », lorsqu'ils sont utilisés, ne sont pas limitatifs et signifient respectivement « inclure, sans s'y limiter » et « y compris, sans s'y limiter ».

1.5.1 Les mots et expressions de la présente politique ayant un sens différent de leur acception courante sont écrits avec une majuscule et leur définition figure à la section Définitions et sigles (section 5).

2. Généralités

2.1 Contexte

2.1.1 Conformément à la présente politique et à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario, le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario, sous la direction du DGPVP, est responsable de la gestion du programme de protection de la vie privée de Santé Ontario, y compris des procédures relatives à l'identification, au signalement, au confinement, à la notification, à l'enquête et à la remédiation des atteintes à la vie privée présumées et réelles liées au DSE.

2.1.2 Santé Ontario a mis en place des systèmes et des processus pour effectuer la vérification et la surveillance du DSE à l'égard des collectes, utilisations et divulgations suspectes de RPS accessibles au moyen du DSE.

2.1.3 Si SO prend connaissance d'un incident lié à la protection de la vie privée concernant le DSE, SO avise, à la première occasion raisonnable et dans la mesure où cela est raisonnablement connu :

• Le ou les DRS ou le ou les coroners à l'origine de l'incident lié à la protection de la vie privée; et
• Le ou les DRS qui ont fourni les RPS à SO à titre d'OP aux fins de la création ou du maintien du DSE.

2.1.4 Le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario enquête sur les incidents liés à la protection de la vie privée, en assure le suivi et les consigne dans un registre conformément à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario.

2.2 Politique

2.2.1 Les DRS et les coroners doivent mettre en œuvre et respecter leurs propres politiques internes de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée aux fins de l'identification, du signalement, du confinement, de la notification, de l'enquête et de la remédiation des incidents liés à la protection de la vie privée concernant les RPS accessibles au moyen du DSE et sont responsables d'assurer leur propre conformité à la LPRPS, au Règl. de l'Ont. 329/04, aux politiques de SO et aux ententes juridiques applicables.

2.2.2 Les DRS et les coroners qui recueillent, utilisent ou divulguent des RPS au moyen du DSE doivent s'assurer que leurs politiques et procédures internes imposent des exigences obligatoires en matière de signalement qui garantissent la conformité du DRS ou du coroner à la LPRPS, au Règl. de l'Ont. 329/04 et à la présente politique.

2.2.3 Les DRS qui fournissent des RPS à l'OP aux fins de la création ou du maintien du DSE, les DRS qui recueillent des RPS au moyen du DSE et les coroners auxquels l'OP fournit des RPS au moyen du DSE doivent aviser Santé Ontario à la première occasion raisonnable lorsqu'ils constatent ou prennent connaissance d'un incident lié à la protection de la vie privée concernant des RPS accessibles au moyen du DSE.

L'avis doit être transmis au Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario en signalant l'incident lié à la protection de la vie privée au centre de services de l'entreprise par téléphone : 1-866-250-1554; ou par courriel : oh-servicedesk@ontariohealth.ca.

2.2.4 Toutes les conclusions identifiées dans le cadre de la gestion et de l'enquête d'une atteinte à la vie privée en vertu de la présente politique doivent être communiquées par écrit (ce qui peut inclure un courriel ou une copie papier, par exemple une lettre)

DRS qui fournissent des RPS à l'OP aux fins de la création ou du maintien du DSE

2.2.5 La LPRPS établit que lorsqu'un DRS fournit des RPS à l'OP, le DRS est réputé ne pas divulguer les renseignements à l'OP, et l'OP est réputée ne pas recueillir les renseignements auprès du DRS.

2.2.6 La LPRPS exige que les DRS ayant la garde ou le contrôle de RPS concernant une personne avisent cette personne à la première occasion raisonnable si les RPS sont volés ou perdus, ou s'ils sont utilisés ou divulgués sans autorisation, et que l'avis comprenne une déclaration indiquant que la personne a le droit de déposer une plainte auprès du CIPVP en vertu de la partie VI de la LPRPS.   Cela inclut les atteintes à la vie privée liées au DSE causées par l'OP ou par une personne non autorisée.

2.2.7 Si les circonstances entourant un vol, une perte ou une utilisation ou divulgation non autorisée satisfont aux exigences prescrites dans le Règlement de l'Ontario 329/04 pris en application de la LPRPS (Règl. de l'Ont. 329/04), le DRS doit aviser le CIPVP du vol, de la perte ou de l'utilisation ou divulgation non autorisée.

DRS qui recueillent des RPS au moyen du DSE

2.2.8 Si des RPS concernant une personne sont recueillis sans autorisation au moyen du DSE, en plus de tout avis devant être donné dans le cas d'une utilisation ou divulgation non autorisée en vertu des paragraphes 12(2) et 12(3) de la LPRPS, le DRS responsable de la collecte non autorisée doit :

• aviser la personne à la première occasion raisonnable de la collecte non autorisée, et inclure dans l'avis une déclaration indiquant que la personne a le droit de déposer une plainte auprès du CIPVP en vertu de la partie VI; et
• si les circonstances entourant la collecte non autorisée satisfont aux exigences prescrites, aviser le CIPVP de la collecte non autorisée.

Coroners auxquels l'OP fournit des RPS au moyen du DSE

2.2.9 Le Règl. de l'Ont. 329/04 établit qu'un coroner auquel l'OP fournit des RPS en vertu du paragraphe 55.9.1(1) de la LPRPS doit, à l'égard de ces RPS, se conformer à l'article 11.1, aux paragraphes 12(1), 12(2) et 12(3), au paragraphe 13(1) ainsi qu'aux articles 17, 17.1, 30 et 31 de la LPRPS comme s'il était un DRS.

2.2.10 Un coroner auquel l'OP fournit des RPS en vertu du paragraphe 55.9.1(1) de la LPRPS ne peut utiliser ou divulguer les RPS qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis ou pour l'exercice d'une obligation légale ou prévue par la loi.

2.2.11 Si un coroner demande à l'OP de lui transmettre des RPS au moyen du DSE et que l'OP transmet les RPS comme demandé, le coroner doit se conformer aux obligations prévues au paragraphe 12(1) de la LPRPS à l'égard des RPS transmis, qu'il ait ou non consulté, manipulé ou autrement traité les RPS. 

Plus précisément, conformément au paragraphe 12(1) de la LPRPS, le coroner doit prendre des mesures raisonnables dans les circonstances pour s'assurer que les RPS dont il a la garde ou le contrôle sont protégés contre le vol, la perte et l'utilisation ou divulgation non autorisée et pour s'assurer que les dossiers contenant les RPS sont protégés contre la copie, la modification ou l'élimination non autorisée.

2.2.12 Si des RPS concernant une personne sont recueillis sans autorisation par un coroner au moyen du DSE, le coroner doit :

(a)  aviser la personne à la première occasion raisonnable de la collecte non autorisée et inclure dans l'avis une déclaration indiquant que la personne a le droit de déposer une plainte auprès du CIPVP en vertu de la partie VI de la LPRPS; et

(b)  aviser le CIPVP de la collecte non autorisée à la première occasion raisonnable, si une circonstance existe dans laquelle le coroner serait tenu d'aviser le commissaire s'il était un DRS auquel s'appliquerait le paragraphe 18.3(1) du Règl. de l'Ont. 329/04. 

2.2.13 Rapport annuel concernant le vol, la perte, etc. : Un coroner auquel l'OP fournit des RPS en vertu du paragraphe 55.9.1(1) de la LPRPS doit, à l'égard de ces RPS, se conformer à l'article 6.4 du Règl. de l'Ont. 329/04, avec les adaptations nécessaires, comme s'il était un DRS.

3. Processus de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée

3.1 Identification des incidents liés à la protection de la vie privée par un DRS ou un coroner

3.1.1 Les DRS et les coroners peuvent identifier un incident lié à la protection de la vie privée au moyen d'une combinaison de processus formels et informels, y compris les suivants :

• Signalements par leurs employés ou autres mandataires;
• Signalements par d'autres DRS ou coroners;
• Signalements par des membres du public;
• Vérifications de la protection de la vie privée, plaintes relatives à la protection de la vie privée et demandes de renseignements relatives à la protection de la vie privée.

3.1.2 Lorsqu'un DRS ou un coroner prend connaissance d'un incident lié à la protection de la vie privée concernant le DSE, le DRS ou le coroner doit aviser Santé Ontario à la première occasion raisonnable par écrit en envoyant l'annexe A : Formulaire de notification d'une atteinte à la vie privée, par courriel à : oh-servicedesk@ontariohealth.ca.  Un avis peut également être fourni verbalement à Santé Ontario par téléphone au : 1-866-250-1554.

3.1.3 Dès réception d'un avis d'incident lié à la protection de la vie privée, les employés de Santé Ontario et les autres agents de Santé Ontario suivent la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario.

3.2 Identification des incidents liés à la protection de la vie privée par Santé Ontario

3.2.1 Lorsqu'elle identifie un incident lié à la protection de la vie privée causé par un ou plusieurs DRS ou coroners, Santé Ontario signale l'incident au(x) DRS ou coroner(s) conformément à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario.

3.3 Incidents liés à la protection de la vie privée causés par un ou plusieurs DRS ou coroners

3.3.1 Lorsqu'il est confirmé qu'un DRS ou un coroner a causé un incident lié à la protection de la vie privée impliquant une collecte non autorisée de RPS au moyen du DSE, le DRS ou le coroner doit désigner un enquêteur au plus tard 7 jours après avoir pris connaissance de l'incident lié à la protection de la vie privée. L'enquêteur désigné par le DRS ou le coroner doit, dès que raisonnablement possible, soumettre à Santé Ontario un rapport écrit de l'enquête, comme indiqué à l'annexe B : Formulaire de notification d'une atteinte à la vie privée.

3.2.2 Dès réception du rapport écrit d'enquête, les employés de Santé Ontario et les autres agents de Santé Ontario suivent la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario.

3.2.3 En plus de tout avis devant être donné dans le cas d'une utilisation ou divulgation non autorisée par un DRS en vertu des paragraphes 12(2) et 12(3) de la LPRPS, si des RPS concernant une personne sont recueillis sans autorisation au moyen du DSE, le DRS responsable de la collecte non autorisée doit :

(a)  aviser la personne à la première occasion raisonnable de la collecte non autorisée, et inclure dans l'avis une déclaration indiquant que la personne a le droit de déposer une plainte auprès du CIPVP en vertu de la partie VI de la LPRPS; et

(b)  si les circonstances entourant la collecte non autorisée satisfont aux exigences prescrites, aviser le CIPVP de la collecte non autorisée.

3.2.4 Si des RPS concernant une personne sont recueillis sans autorisation par un coroner au moyen du DSE, le coroner doit :

• Aviser la personne à la première occasion raisonnable de la collecte non autorisée et inclure dans l'avis une déclaration indiquant que la personne a le droit de déposer une plainte auprès du CIPVP en vertu de la partie VI de la LPRPS; et
• Aviser le CIPVP de la collecte non autorisée à la première occasion raisonnable, si une circonstance existe dans laquelle le coroner serait tenu d'aviser le commissaire s'il était un DRS auquel s'appliquerait le paragraphe 18.3(1) du Règl. de l'Ont. 329/04. 

3.2.5 Lorsqu'il lui en fait la demande ou lui donne une directive, le ministre, Santé Ontario accomplit les tâches suivantes conformément à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario :

• Collabore avec les DRS à l'élaboration d'une politique et d'une procédure permettant de déterminer si une atteinte à la vie privée s'est effectivement produite et, le cas échéant, de confiner, d'enquêter sur l'atteinte à la vie privée et d'y remédier, ainsi que d'aviser les personnes lorsque l'atteinte à la vie privée ou l'incident lié à la protection de la vie privée a été causé par un ou plusieurs DRS;

3.2.6 Aide les DRS à déterminer si une atteinte à la vie privée s'est effectivement produite et, le cas échéant, à confiner l'atteinte à la vie privée, à enquêter sur celle-ci et à y remédier, ainsi qu'à aviser les personnes lorsque l'atteinte à la vie privée ou l'incident lié à la protection de la vie privée a été causé par un ou plusieurs DRS; et

• Aide les DRS à remplir leurs obligations d'aviser les personnes en vertu des paragraphes 12(2) et 55.5(7) de la LPRPS et tient compte de toute directive émise par le ministre.

3.2.7 Le DGPVP de Santé Ontario ou son délégué est responsable de désigner des membres du Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario ou d'un autre secteur de programme ou unité fonctionnelle désigné pour aider le ou les DRS à la demande ou sur directive du ministre.

3.2.8 En plus de toute demande ou directive émise par le ministre, Santé Ontario peut aider les DRS à remplir leur obligation d'aviser les personnes d'une atteinte à la vie privée. Le rôle de Santé Ontario pour aider un DRS peut comprendre :

• Compiler une liste des personnes touchées par l'incident lié à la protection de la vie privée;
• Rédiger l'avis destiné à la ou aux personnes touchées; et
• Soutenir toute autre demande ou directive émise par le ministre.

3.3 Incidents liés à la protection de la vie privée causés par SO ou par une personne non autorisée

3.3.1 Santé Ontario suit les étapes décrites dans la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario pour gérer les incidents liés à la protection de la vie privée causés par :

• Les employés de Santé Ontario ou d'autres agents de Santé Ontario;
• Un système qui récupère, traite ou intègre des RPS accessibles au moyen du DSE;
• Une personne non autorisée qui n'est pas un employé de Santé Ontario ni un autre agent de Santé Ontario; et
• Une personne non autorisée qui n'est pas le mandataire d'un DRS.

Remarque : La Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario énonce le processus à suivre pour déterminer si un événement constitue un incident lié à la protection de la vie privée ou une atteinte à la vie privée, ainsi que le processus de confinement, d'enquête et de notification, et la documentation qui doit être remplie, fournie et/ou signée par l'employé de Santé Ontario ou l'autre agent de Santé Ontario responsable, ainsi que le contenu requis de cette documentation.

4. Responsabilités

4.1 Directeur général de la protection de la vie privée de Santé Ontario

4.1.1 Assure la conformité à la LAIPVP et à la LPRPS et veille à ce que les politiques et procédures pertinentes de Santé Ontario soient mises en place.

4.1.2 Responsable de l'imputabilité globale et des opérations quotidiennes du programme de protection de la vie privée.

4.2 Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario

4.2.1 Responsable de la rédaction et du maintien de la présente politique et de ses processus connexes.

4.2.2 Reçoit et gère les avis d'incidents liés à la protection de la vie privée.

4.2.3 Gère les incidents liés à la protection de la vie privée et les atteintes à la vie privée conformément à la présente politique et à la Politique de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée de Santé Ontario.

4.3 DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario à titre d'OP

4.3.1 Gèrent les incidents liés à la protection de la vie privée conformément à la présente politique, à la LPRPS, au Règl. de l'Ont. 329/04 ainsi qu'aux politiques, procédures et pratiques internes du DRS en matière de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée.

4.3.2 Responsables d'aviser les personnes d'une atteinte à la vie privée concernant les RPS que le DRS a fournis à Santé Ontario à titre d'OP aux fins de la création ou du maintien du DSE conformément à la LPRPS.

4.4 Coroners auxquels des RPS sont fournis au moyen du DSE

4.4.1 Gèrent les incidents liés à la protection de la vie privée conformément à la présente politique, à la LPRPS, au Règl. de l'Ont. 329/04 ainsi qu'aux politiques, procédures et pratiques internes du coroner en matière de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée.

4.4.2 Responsables d'aviser les personnes et le CIPVP conformément à la LPRPS lorsque le coroner recueille des RPS au moyen du DSE sans autorisation.

4.5 DRS qui recueillent des RPS au moyen du DSE

4.5.1 Gèrent les incidents liés à la protection de la vie privée conformément à la présente politique, à la LPRPS, au Règl. de l'Ont. 329/04 ainsi qu'aux politiques, procédures et pratiques internes du DRS en matière de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée.

4.5.2 Responsables d'aviser les personnes et le CIPVP conformément à la LPRPS lorsque le DRS recueille des RPS au moyen du DSE sans autorisation.

5. Définitions et sigles

Les termes définis sont en majuscules dans l'ensemble du présent document

Recueillir : A le sens qui lui est donné à l'article 2 de la LPRPS relativement aux RPS; et, relativement aux RP, a le même sens. « Recueillir » signifie rassembler, acquérir, recevoir ou obtenir des renseignements par tout moyen et auprès de toute source, et « collecte » et « recueilli » ont un sens correspondant.

Coroner :  Désigne le coroner en chef de l'Ontario, un coroner en chef adjoint de l'Ontario, un coroner régional ou un coroner nommé en vertu de l'article 5 de la Loi sur les coroners, tel qu'énoncé à l'article 1 de la Loi sur les coroners.

DGPVP : Directeur général de la protection de la vie privée

Divulguer :  A le sens qui lui est donné à l'art. 2 de la LPRPS relativement aux RPS sous la garde ou le contrôle d'un DRS ou d'une personne; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Divulguer » signifie rendre les renseignements accessibles ou les communiquer à un autre DRS ou à une autre personne, mais ne comprend pas l'utilisation des renseignements; « divulgation » a un sens correspondant.

DSE ou dossier de santé électronique : A le sens qui lui est donné à l'art. 55.1 de la LPRPS et désigne généralement les systèmes électroniques développés et maintenus par Santé Ontario conformément à la partie V.1 de la LPRPS afin de permettre aux DRS de recueillir, d'utiliser et de divulguer des RPS au moyen de ces systèmes.

Employé : Personne employée et rémunérée par Santé Ontario et classée comme employé permanent à temps plein, permanent à temps partiel, temporaire à temps plein, temporaire à temps partiel, étudiant rémunéré ou occasionnel, conformément à la Ligne directrice sur la classification des employés. Un consultant ou un entrepreneur n'est pas un employé.

DRS ou dépositaire de renseignements sur la santé : A le sens qui lui est donné à l'art. 3 de la LPRPS et désigne généralement une personne ou une organisation ayant la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé aux fins de fournir des soins de santé ou d'exercer d'autres fonctions liées à la santé. Exemples : médecins, hôpitaux, pharmacies, laboratoires et le MS, mais ne comprend pas Santé Ontario.

CIPVP : Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario

Manuel des OP du CIPVP : Manuel du CIPVP relatif à l'examen et à l'approbation des organisations prescrites

Ministre : Ministre de la Santé

MS : Ministère de la Santé de l'Ontario

O.329/04 : Règlement de l'Ontario 329/04 pris en application de la LPRPS

Santé Ontario : Santé Ontario, l'organisme du gouvernement de l'Ontario auquel s'applique la présente politique.

Agent de Santé Ontario : Personne qui agit pour le compte ou au nom de Santé Ontario aux fins de Santé Ontario, et non à ses propres fins, qu'elle ait ou non le pouvoir de lier Santé Ontario, qu'elle soit ou non un employé, et qu'elle soit ou non rémunérée.

RPS ou renseignements personnels sur la santé : A le sens qui lui est attribué à l'article 4 de la LPRPS. Plus précisément, il s'agit de « renseignements identificatoires », verbaux ou consignés, concernant une personne et qui :

• portent sur la santé physique ou mentale de la personne, y compris les antécédents médicaux de sa famille;
• portent sur la prestation de soins de santé à la personne, y compris l'identification d'une personne à titre de fournisseur de soins de santé pour cette personne;
• constituent un plan établissant les services de soins à domicile et en milieu communautaire devant être fournis à la personne par un fournisseur de services de santé ou une équipe Santé Ontario conformément au financement prévu à l'article 21 de la Loi de 2019 pour des soins interconnectés;
• portent sur les paiements relatifs aux soins de santé ou sur l'admissibilité aux soins de santé ou à la couverture des soins de santé à l'égard de la personne;
• portent sur le don par la personne d'une partie de son corps ou d'une substance corporelle, ou découlent de l'analyse ou de l'examen d'une telle partie ou substance;
• correspondent au numéro de santé de la personne;
• identifient le mandataire spécial de la personne; ou
• correspondent à l'identifiant de santé numérique de la personne ou à tout autre renseignement identificatoire lié à la création de l'identifiant de santé numérique.

Les RPS comprennent les renseignements identificatoires concernant une personne qui ne sont pas énumérés ci-dessus, mais qui figurent dans un dossier contenant des RPS mentionnés ci-dessus.

Un renseignement est « identificatoire » lorsqu'il permet d'identifier une personne ou lorsqu'il est raisonnablement prévisible, dans les circonstances, qu'il puisse être utilisé, seul ou avec d'autres renseignements, pour identifier la personne.

LPRPS ou Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé : Loi ontarienne en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé. Elle établit des règles régissant la gestion des RPS et la protection de leur confidentialité, tout en facilitant la prestation efficace des soins de santé. Les références à la LPRPS comprennent les règlements pris en application de celle-ci, tels que modifiés ou remplacés de temps à autre.

RP ou renseignements personnels : A le sens qui lui est donné à l'article 2 de la LAIPVP. Plus précisément, il s'agit de renseignements consignés concernant une personne identifiable, notamment :

• des renseignements concernant la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle ou l'état matrimonial ou familial de la personne;
• des renseignements concernant la formation ainsi que les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de la personne, ou des renseignements relatifs à des opérations financières auxquelles elle a participé;
• tout numéro, symbole ou autre élément identificatoire attribué à la personne;
• l'adresse, le numéro de téléphone, les empreintes digitales ou le groupe sanguin de la personne;
• les opinions ou points de vue personnels de la personne, sauf s'ils portent sur une autre personne;
• la correspondance envoyée à une institution par la personne, de nature implicitement ou explicitement privée ou confidentielle, ainsi que les réponses à cette correspondance qui en révéleraient le contenu;
• les opinions ou points de vue d'une autre personne au sujet de la personne; et
• le nom de la personne lorsqu'il figure avec d'autres renseignements personnels la concernant ou lorsque la divulgation du nom révélerait d'autres renseignements personnels à son sujet.

Les renseignements personnels comprennent également les renseignements qui ne sont pas consignés mais qui sont autrement définis comme des renseignements personnels lorsqu'on tient compte du mode de collecte, de l'avis au public, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des mesures de protection.

Organisation prescrite ou OP : Organisation désignée dans le Règlement de l'Ontario 329/04 à titre d'organisation aux fins de la LPRPS. L'organisation prescrite a le pouvoir et l'obligation d'élaborer et de maintenir le DSE conformément à la partie V.1 de la LPRPS, ainsi que le pouvoir d'exercer des activités liées à l'identifiant de santé numérique conformément à la partie V.2 de la LPRPS. 

Atteinte à la vie privée : Une atteinte à la vie privée comprend :

1) Atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP (atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP) désigne un événement où :

• la collecte, l'utilisation ou la divulgation de RPS ou de RP n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements, ou à la LAIPVP ou à ses règlements (c.-à-d. sans autorisation légale); et/ou
• la consultation, la manipulation ou tout autre traitement des RPS fournis à Santé Ontario n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements;   
• des RPS ou des RP sont volés, perdus ou font l'objet d'une collecte, d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée, ou lorsque des dossiers de RPS ou de RP font l'objet d'une copie, d'une modification ou d'une élimination non autorisée.

Remarque : Une atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP n'inclut pas une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise, si l'événement ne concerne pas des RP ou des RPS.

2) Atteinte à la vie privée liée à une politique ou à une entente (atteinte à une politique/entente en matière de vie privée) désigne un événement où :

• Il y a contravention des politiques, procédures ou pratiques de Santé Ontario en matière de protection de la vie privée; et/ou
• Il y a contravention d'une condition liée à la protection de la vie privée dans :
  • des ententes de partage de données,
  • des ententes de recherche,
  • des ententes de confidentialité, ou
  • des ententes conclues avec des fournisseurs de services tiers retenus par Santé Ontario afin de traiter des RPS ou des RP,
  • des déclarations écrites reconnaissant et acceptant de ne pas utiliser des RPS ou des RP dépersonnalisés et/ou agrégés afin d'identifier une personne, et
• n'inclut pas une atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP.

Remarque : Une atteinte à une politique/entente en matière de vie privée peut inclure une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise si l'atteinte concerne des mécanismes de protection de la vie privée prévus dans une entente ou dans une politique, procédure ou pratique relative au traitement de renseignements dépersonnalisés ou de renseignements d'identité d'entreprise.

Plainte relative à la protection de la vie privée : Préoccupations ou plaintes concernant :

• Les politiques, procédures et pratiques en matière de protection de la vie privée mises en œuvre par Santé Ontario et la conformité de Santé Ontario à la LPRPS, à la LAIPVP et aux règlements connexes; et
• La conformité d'un DRS à la LPRPS et à ses règlements relativement aux RPS accessibles au moyen du DSE développé ou maintenu par Santé Ontario.

Incident lié à la vie privée : Tout événement pour lequel le Bureau de la protection de la vie privée est avisé ou prend connaissance qu'une atteinte à la vie privée pourrait s'être produite. Cela comprend les événements qui sont examinés ou faisant l'objet d'une enquête et qui sont :

1. confirmés comme constituant une atteinte à la vie privée;
2. confirmés comme ne constituant pas une atteinte à la vie privée; ou
3. non déterminés ou ne pouvant être déterminés quant à la survenance d'une atteinte à la vie privée (atteinte présumée à la vie privée).

Remarque : Les incidents liés à la protection de la vie privée comprennent les événements impliquant des RP et des RPS, ainsi que des renseignements dépersonnalisés et des renseignements d'identité organisationnelle, car ces événements nécessitent une enquête conformément à la présente politique afin de déterminer s'ils constituent des atteintes à la vie privée, telles que définies ci-dessous.  Santé Ontario enquête sur ces incidents impliquant des données dépersonnalisées et des renseignements d'identité organisationnelle, en tenant compte notamment 1) du risque de réidentification et des lignes directrices applicables en matière de dépersonnalisation des données, ainsi que 2) du contexte de traitement des données reçues par Santé Ontario en tant que renseignements d'identité organisationnelle;
afin de confirmer qu'ils ne constituent pas des RP, respectivement.

Demande de renseignements relative à la protection de la vie privée : Demandes de renseignements concernant :

• Les politiques, procédures et pratiques en matière de protection de la vie privée mises en œuvre par Santé Ontario et la conformité de Santé Ontario à la LPRPS, à la LAIPVP et aux règlements connexes; et
• Les politiques, procédures et pratiques en matière de protection de la vie privée d'un DRS, ou la conformité d'un DRS à la LPRPS et à ses règlements, relativement aux RPS accessibles au moyen du DSE développé ou maintenu par Santé Ontario.

Utilisation :  Relativement aux RPS ou aux RP sous la garde ou le contrôle d'un DRS ou d'une personne, « utiliser » signifie consulter, manipuler ou autrement traiter les renseignements, sans toutefois les divulguer; « utilisation » a un sens correspondant. Aux fins de la LPRPS, la communication de RPS entre un DRS et un mandataire du DRS constitue une utilisation par le DRS, et non une divulgation par la personne qui fournit les renseignements ni une collecte par la personne qui les reçoit.

6. Cycle de révision

La présente politique doit être révisée par Santé Ontario au moins tous les trois ans à compter de sa date d'entrée en vigueur ou plus tôt si nécessaire conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée.

7. Références et/ou documents de mise en œuvre clés

• Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée
• Norme de gestion des incidents liés à la sécurité de l'information
• Politique de consignation et de vérification du dossier de santé électronique
• Formulaire de rapport d'atteinte à la vie privée du dossier de santé électronique
• Politique de conservation du dossier de santé électronique
• Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée
• Lignes directrices du CIPVP sur les interventions en cas d'atteinte à la vie privée dans le secteur de la santé
• Toute directive émise par le ministre de la Santé

8. Annexes

• Annexe A : Formulaire de rapport sur le niveau de gravité d'une atteinte à la vie privée
• Annexe B : Formulaire de notification d'une atteinte à la vie privée

9. Consultations relatives à la politique

Les personnes suivantes ont été consultées dans l'élaboration de la présente politique :

• Gestionnaires et membres du personnel responsables des unités fonctionnelles de SO chargés de la mise en œuvre de la présente politique et/ou de sa conformité.

10. Historique de révision de la politique

Avril 2026 : Cette version de la politique été approuvée le 9 avril 2026 par le président-directeur général de Santé Ontario.

Annexe A : Niveaux de gravité des atteintes à la vie privée

Gravité élevée :

• Un nombre ou volume important de personnes est touché
• Les renseignements pourraient être utilisés pour commettre un vol d'identité ou obtenir un accès non autorisé à des systèmes informatiques et à d'autres sources de RPS
• Risque important d'attention médiatique
• Portera gravement atteinte à la réputation de Santé Ontario
• Peut causer un préjudice important aux personnes ou aux intervenants
• Le confinement exige l'arrêt de systèmes
• Les renseignements en cause sont considérés comme hautement sensibles
• Les renseignements peuvent avoir été divulgués par erreur au grand public
• Incident lié à la protection de la vie privée récurrent

Gravité moyenne :

• Un nombre relativement restreint de personnes est touché
• Risque modéré de préjudice pour la personne
• Risque modéré d'attention médiatique
• Risque modéré que les renseignements puissent être utilisés pour commettre un vol d'identité ou obtenir un accès non autorisé à des systèmes informatiques et à d'autres sources de RPS
• Le confinement exige l'arrêt de certains systèmes mineurs
• Renseignements divulgués à une personne connue qui n'est pas autorisée par Santé Ontario à consulter des RPS
• Atteinte causée par des autorisations d'accès incorrectes en raison d'une erreur humaine ou technologique; les autorisations d'accès sont attribuées incorrectement

Gravité faible :

• Un seul dossier de correspondance sortante mal acheminée contenant des RPS, causé par un facteur comme une adresse erronée
• Peu susceptible de causer un préjudice à la personne
• Peu susceptible d'attirer l'attention des médias
• Peu susceptible que les renseignements puissent être utilisés pour commettre un vol d'identité
• Non récurrente et non généralisée
• Aucun préjudice aux systèmes ou aux renseignements de Santé Ontario ou de la division
• Renseignements divulgués à une personne connue autorisée par Santé Ontario à consulter des RPS
• Violation à une politique dans le cadre de laquelle la collecte, l'utilisation ou la divulgation contrevient à une politique de Santé Ontario, sans toutefois constituer une collecte, utilisation ou divulgation non autorisée au sens de la LPRPS (par exemple, des RPS envoyés dans un courriel à un destinataire autorisé de Santé Ontario), y compris les atteintes passives à la vie privée.

Annexe B : Formulaire de notification d'une atteinte à la vie privée

Formulaire de notification d'une atteinte à la vie privée